培养积极的远程工作文化

帮助您的团队有效地在家工作

由于 COVID-19 的爆发，许多组织已完全过渡到远程工作。如此快速的转变有可能对员工的福祉和组织的生产力造成极大的破坏。除其他挑战外，员工还面临着失去动力、与同事脱节的风险，因此组织必须为员工配备资源和工具，以成功驾驭新的现实。在 PYXERA Global，我们习惯了华盛顿办公室高度协作的工作环境。由于我们都在家中上班，我们发现以下是应对过渡的有用技巧 - 我们希望这些对您有所帮助！

沟通！

让行政领导定下基调。我们的首席执行官迪尔德丽·怀特 (Deirdre White) 每周都会向所有员工发送最新情况，其中包括关于他们如何留下来的建议保持联系，获取心理健康资源，了解业务最新情况以及我们如何应对当前形势。

创建一个虚拟会议空间，供所有员工相互交流。在 PXERA Global，我们在每个人的日历上安排了每天早上 9:30 进行 15 分钟的“咖啡聊天”。这些非正式的聚会让人们早上第一件事就是联系——虚拟饮水机之类的。我们还安排了每天下午 15 分钟的时间来重新连接。这些会议更加结构化，但也结合了非正式互动的方式——我们有虚拟的图画游戏、“海滩”上的虚拟欢乐时光以及员工聚光灯。我们还使用这些会议作为更直接地与员工沟通的方式，使用 menti.com 创建每周民意调查，帮助了解（匿名）员工的感受以及他们在哪些方面可能需要额外的支持。远程工作很容易因会议而感到不知所措，因此这些互动可以作为一种信息与整个组织以及您通常不会见到的人建立联系的正常方式。

鼓励经理每天与团队成员单独进行检查，以便了解当天的优先事项，并允许他们说出可能让他们彻夜难眠的事情。 PYXERA Global 的主管每天都会与他们的直接下属进行核对，并使用即时通讯工具或快速视频通话与他们的团队联系并分享项目进度。签到有助于让彼此对当天的活动负责，并取代员工在办公室时进行的非正式接触。

举办旨在鼓舞士气并让员工保持联系的团队建设会议。我们的人力资源总监每周安排 2-3 次团队建设会议，员工可以通过员工聚焦或与任务相关的信息相互了解。每周都会为他们挑选新员工员工会重点关注他们分享有影响力的生活故事或为组织工作的原因。对于一些刚刚熟悉组织的新员工来说，这是一个很好的入职方式。

使用投票来评估您的虚拟工作环境，可以快速了解您的团队是否拥有成功运作所需的支持。每个星期四，PYXERA Global 员工都会参加一次会议，并对通过 menti.com 进行的民意调查作出回应，询问员工是否认为他们从领导层那里得到了充分的沟通，或者哪些信息会有所帮助。 PYXERA Global 领导层使用民意调查的反馈来指导每周电子邮件中发送的信息以及向员工提供的资源。

建议您的团队在白天安排休息时间，以进行伸展运动、进行正念练习、外出或进行其他活动。及时休息可以提高注意力，从而提高整体水平l 生产力。确保休息时间不与预定的会议、签到、团队建设活动或虚拟“办公时间”重叠。每周四晚上，PYXERA Global 都会举办虚拟锻炼课程，供员工舒展身体。最近的瑜伽和尊巴课程由 PYXERA Global 员工和亲密朋友主办。

养成通过发送会议记录和请求反馈来记录与员工的沟通的习惯。对于所有会议，我们都会指定一名记录员，在会议期间记笔记，并在会议结束后发送包含笔记和行动项目的后续电子邮件。该方法有助于让我们的团队对他们负责的任务负责，并在将来需要时作为参考。

考虑灵活的工作安排，让团队能够在“核心时间”最高效的时候工作，以留出协作和会议时间。在 PYXERA Global，为了适应灵活的工作时间，员工需要在正常的朝九晚六工作日中至少有 6 个小时的可用时间。另外 2 小时可以根据您的日程安排和需求进行工作，并要求员工标记您日历上没有空的时间。

了解您的虚拟平台

探索可用于不同类型会议的 IT 平台的功能。例如，在 Microsoft Teams 上，PYXERA Global 创建团队页面来共享特定项目的文件夹并相互聊天。该平台对于与全球员工的协作特别有帮助。

使用视频。视频可以使您的会议个性化，并有助于防止同时处理多项任务的冲动。以前没有在电话会议中使用视频的 PYXERA Global 员工现在开始使用视频，并发现这是一种更个性化的与同事互动的方式。

在实施之前测试您的技术，确保您的虚拟平台正常运行。技术问题肯定会发生，但需要几分钟来测试一下声音和音频等各种功能可以帮助减少这些问题的发生频率。在大型项目会议之前，PYXERA Global 工作人员会在会议前几分钟加入，以确保链接正常工作，并且所有演示文稿都已准备好共享。

针对不同的任务使用正确的技术。由于我们使用 MS Teams，一次只能看到四个人 - 我们添加了 Zoom 帐户以进行更非正式的互动，但也明确表示，出于安全考虑，该平台不能用于正式工作。

准备虚拟会议

至少提前 24 小时发送会议议程，以便人们了解会议目标。在 PYXERA Global 中，发送议程可以很好地提示人们，以便他们做好讨论特定主题的准备。

在会议期间分配角色。如果您正在组织一次大型会议，打算让很多人参与，PYXERA Global 发现它对您很有帮助。o 确定会议主持人、监控时间的计时员、记录会议纪要和行动项目的记录员以及聊天监控员。应在会议开始之前确定和定义其他分配的角色，例如“兔子洞监视器”，即负责在讨论偏离方向时重新调整讨论焦点的人。

从破冰活动开始，在通话开始时增强能量。破冰活动非常适合当面进行，而且在虚拟通话中更有助于为交互式通话定下基调。 PYXERA Global 团队有时使用的一种快速破冰方式是“一句话”签到。对于单字签到，请让每个团队成员花几秒钟思考一下他们当时的感受。然后在房间里走一圈并要求每个人分享他们的话。这是一种相对快速的方式，可以让每个人都发言并评估每个人当时的感受。

测试你的技术。有你的与会者测试了会议平台的各种功能，包括视频、音频和聊天功能。如果您要召开大型会议，请了解如何将参与者静音并邀请需要通过电话拨入的呼叫者。

要灵活。许多人都在兼顾与家人一起在家工作的现实，因此听到狗叫声或同事的孩子突然来访时不要感到惊讶。

通过聊天功能收集团队的反馈或使用 menti.com 进行民意调查。有时，吸引所有会议参与者的参与可能具有挑战性。在会议期间，PYXERA Global 会安排专人担任聊天监控员的角色。聊天监视器检查聊天中是否存在问题，并向群组提示问题，这有助于保持参与者的参与度并实时收集通话反馈。